Bạn đang tìm hiểu về Google Sheets? Hãy cùng mình tìm hiểu Cách tạo bảng tính và điền dữ liệu vào Google Sheets nhé! Điểm hay nhất về Google Sheets là nó miễn phí và hoạt động trên mọi thiết bị, giúp bạn dễ dàng làm theo các hướng dẫn trong bài viết này. Tất cả những gì bạn cần là trình duyệt web (hoặc ứng dụng Google Sheets trên thiết bị iOS hoặc Android của bạn) và một tài khoản Google miễn phí. Trên máy Mac hoặc PC của bạn, hãy truy cập sheet.google.com và bạn đã sẵn sàng bắt đầu.
Cách tạo bảng tính Google Sheets mới
Có 3 cách để tạo một bảng tính mới trong Google Sheets:
- Nhấp vào nút “New” màu đỏ trên trang tổng quan Google Drive của bạn và chọn “Google Sheets”
- Mở menu từ bên trong bảng tính và chọn “File > New Spreadsheet“
- Nhấp vào “Blank” hoặc chọn một mẫu trên trang chủ Google Sheets
Thao tác này sẽ tạo một bảng tính trống mới hoặc một mẫu có sẵn. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng ta sẽ tạo một bảng tính trống.
Giao diện Google Sheets tương tự như các bảng tính khác với các biểu tượng và tab chỉnh sửa văn bản quen thuộc ở bên trên và các sheets bổ sung ở bên dưới.
Điểm khác biệt duy nhất là giao diện này vô cùng đơn giản. Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là thêm dữ liệu vào bảng tính.
Thêm dữ liệu vào bảng tính Google Sheets của bạn
Ngay sau khi bạn mở một bảng tính mới, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình bắt đầu điền ngay vào ô trên cùng bên trái.
Một ô vuông riêng lẻ trong bảng tính được gọi là ô; chúng được sắp xếp thành các hàng và cột với ID số và chữ cái tương ứng. Mỗi ô phải chứa một giá trị.
Hãy chọn bất kỳ ô nào bạn muốn, sau đó nhập nội dung nào đó vào. Khi nhập xong dữ liệu vào một ô, bạn có thể thực hiện một trong 4 điều sau:
- Nhấn ENTER để lưu dữ liệu và di chuyển đến đầu hàng tiếp theo
- Nhấn TAB để lưu dữ liệu và di chuyển sang phải trong cùng một hàng
- Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím của bạn (lên, xuống, trái và phải) để di chuyển 1 ô theo hướng đó
- Nhấp vào bất kỳ ô nào để chuyển trực tiếp đến ô đó
Nếu bạn không muốn gõ thủ công mọi thứ, bạn cũng có thể thêm dữ liệu vào Bảng tính của bạn theo cách sau:
- Sao chép và dán danh sách văn bản hoặc số vào bảng tính của bạn
- Sao chép và dán bảng HTML từ một trang web
- Nhập bảng tính hiện có ở định dạng csv, xls, xlsx và các định dạng khác
- Sao chép bất kỳ giá trị nào trong một ô trên một phạm vi ô bằng cách nhấp và kéo
Copy & Paste khá dễ hiểu, nhưng đôi khi bạn sẽ cố gắng sao chép tập hợp dữ liệu “bảng tính-y” từ một trang web hoặc PDF và nó sẽ chỉ dán vào một ô hoặc định dạng mọi thứ với kiểu gốc. Hãy thử sử dụng hàm Import có sẵn của lấy dữ liệu từ một bảng HTML vào bảng tính của bạn nhanh chóng hơn.
Lưu ý rằng bạn chỉ nhấp một lần vào ô trước khi dán dữ liệu, Google sheets sẽ biến ô đó thành danh sách với mỗi mục trong ô riêng. Nếu bạn nhấp đúp vào một ô, Google sheets sẽ dán tất cả dữ liệu vào một ô, và có thể không phải là những gì bạn muốn.
Nếu sau khi chuyển dữ liệu vào Sheets, bạn thấy định dạng của chúng hơi kỳ lạ. Đừng lo lắng, chúng ta sẽ khắc phục điều đó trong phần tiếp theo.
Nhập một tệp lên Google sheets cũng đơn giản không kém. Bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính hiện tại, tạo bảng tính mới hoặc thay thế một trang tính (tức là một tab riêng lẻ) bằng dữ liệu đã nhập.
Các tệp phổ biến nhất mà bạn sẽ nhập là CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc XLS và XLSX (tệp từ Microsoft Excel). Để nhập tệp từ bên ngoài Google Drive của bạn, hãy chuyển đến menu FILE > IMPORT > UPLOAD.
Ngoài ra, nếu bạn đã lưu Google Trang tính (hoặc CSV, XLS hoặc tệp bảng tính khác) trong tài khoản Google Drive, bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính của mình bằng quy trình tương tự — chỉ cần tìm kiếm trên Drive của bạn từ cửa sổ nhập.
Ngoài ra, bạn có thể kéo ô để sao chép dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng thao tác này nhiều khi thiết lập công thức trong bảng tính của mình.
Bằng cách kéo chấm nhỏ màu xanh lam ở góc dưới cùng bên phải của một ô được đánh dấu trên hoặc xuống một dải ô, bạn có thể:
- Sao chép dữ liệu của một ô sang một số ô lân cận (bao gồm cả định dạng)
- Sao chép “Công thức” của một ô sang các ô lân cận (đây là một tính năng nâng cao và chúng tôi sẽ trình bày chi tiết sau)
- Tạo danh sách được sắp xếp theo thứ tự các dữ liệu văn bảng
Lời kết
Qua hướng dẫn bạn đã có thể tạo một trang tính đơn giản rồi phải không? Sau khi trang tính của bạn đã tương đối đầy đủ dữ liệu, bước tiếp theo chúng ta sẽ định dạng chúng. Hãy theo dõi mình để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức hay về Google nhé!